10 dicas para fazer o tempo trabalhar a seu favor

Essas dicas lhe ajudarão a transformar qualquer dia e lhe dar tempo suficiente para fazer todas as suas tarefas.

C. A. Ayres

É bem comum empresas promoverem cursos sobre gerenciamento do tempo para melhorar o rendimento dos seus funcionários. Existem livros, agendas, dicas de priorizar e planejar o dia, de forma que se possa aproveitar melhor o tempo, estressando-se menos e produzindo mais.

O tempo real é mais mental que físico. Enquanto não podemos eliminar as interrupções no trabalho, podemos controlar, ao menos, quanto tempo dispendemos nelas, seja conversando ou fazendo qualquer outra coisa.

Para conseguirmos ter controle sobre nosso dia, aqui se encontram 10 técnicas que funcionam. Basta praticá-las.

1. Use a agenda

Mantenha o calendário de suas atividades, registrando seus pensamentos e conversas por uma semana. Isso o ajudará a entender a quantidade de coisas que você pode realizar pelo período de um dia, e onde seus momentos mais importantes estão. Você será capaz de saber quanto tempo está gastando para produzir resultados, bem como quanto tempo é perdido em ações, conversas e pensamentos não produtivos.

2. Defina um tempo para realizar uma ação

Fazemos listas de várias coisas, que aumentam cada vez mais, enquanto nossa capacidade de realizá-las diminui. Marcar os horários e quanto tempo gastamos para completar cada tarefa, é essencial. Marcar a hora do início e do término ajuda a separar as tarefas em blocos e partir para a próxima.

3. Resultados em 50% do tempo

Planeje gastar no mínimo 50% do seu tempo diário engajado em tarefas, pensamentos ou reuniões que produzam resultados.

4. Conte com tempo extra para interrupções

Esteja preparado para receber um chamado de urgência ou imprevistos. Eles são normais. Você não deve se estressar por isso.

5. Reserve ao menos 30 minutos para o planejamento

Comece o dia organizando sua agenda. Isso lhe dará a visão correta de todas as atividades que tem no dia. Seja fiel aos horários.

6. Pratique os 5 minutos de concentração e avaliação

Use sempre 5 minutos antes de uma ligação, uma conversa ou uma tarefa, para decidir quais resultados quer obter. Isto o ajudará a saber o tipo de sucesso antes de acontecer. Use 5 minutos após o telefonema ou a tarefa para avaliar se foi capaz de atingir os resultados esperados. Se não, o que faltou? Como pode melhorar a próxima incluindo o que faltou na última?

7. Telefonemas e e-mails

Se não for absolutamente importante e crucial para o seu negócio, e não necessite de uma resposta urgente, pratique não atender os telefones ou responder e-mails apenas porque eles estão tocando ou aparecendo na tela. Você pode, ainda, desconectar a caixa de mensagem bem como as mensagens de texto. Em vez de interromper seus afazeres com telefonemas e e-mails, você pode agendar um horário para fazê-los. A ordem é saber delegar aos outros as tarefas que são secundárias.

8. Limite as distrações

Agende, também, um horário para verificar mensagens pessoais e outras notícias que podem esperar, como verificar o Facebook ou outras formas de mídia social, a não ser que elas façam parte da geração de negócios.

9. Bom senso

Lembre-se de que nem sempre é possível conseguir fazer tudo o que se precisa em um dia. Deve-se ter bom senso e lembrar-se de que muitas vezes as conversas, reuniões, telefonemas e e-mails geram 80% dos negócios. Priorizar é essencial. Para trabalhos de qualidade, todo tempo é necessário, e, se preciso, terá de sair do planejado.

10. Adote um estilo de vida saudável

Não se esqueça de obter boas horas de sono, ter uma dieta saudável e fazer exercícios regulares, bem como horas de lazer e cuidar dos relacionamentos com cônjuge e família. Uma rotina saudável pode melhorar o foco e a concentração, o que o ajudará a melhorar seu trabalho e completar suas tarefas no horário. Faça, também, intervalos para diminuir o stress e revisar a agenda. Faça uma caminhada rápida e pratique a respiração, bem como alongamento.

C. A. Ayres

C. A. Ayres é mãe, esposa, escritora e fotógrafa, pós-graduada em Jornalismo, Psicologia/Psicanálise. Visite seu website.