10 dicas para melhorar a comunicação interna da organização

Dicas para melhorar os canais de comunicação dentro da empresa, evitando conflitos ou desentendimentos por falta de clareza ou objetivo.

Fernanda Ferraz

Toda empresa necessita de uma comunicação clara e objetiva com o intuito de melhorar a convivência entre setores e evitar erros, que por falta de uma boa comunicação interna, isso pode acontecer com frequência. Pode ser por falta de esclarecimento ou por não dar objetivo ao assunto direcionado na comunicação. E como para se trabalhar mais confortavelmente neste sentido, precisa-se de algumas mudanças particulares ou da parte do funcionário ou da parte do chefe, iremos dar 10 dicas para que essa comunicação torne-se melhor, dentro da organização, vejamos:

1- Ruídos

. Sim, isso mesmo! Os ruídos externos ou internos podem atrapalhar e muito na comunicação entre colaboradores. Alguns sons podem atrapalhar o desenvolvimento do trabalho, fica difícil para se ouvir e ser ouvido ao telefone, às vezes o tom de voz tem de ser aumentado para poder escutarem-se uns aos outros, trazendo muito estresse e desconforto, às vezes parece haver até briga em vez de uma conversa saudável dentro do ambiente de trabalho e se algum funcionário tiver problema de audição, causa irritação por não conseguir ouvir com facilidade.

Talvez esse ponto nem seja tão notado ou dado a devida importância, mas isso interfere demais no clima organizacional e na qualidade de trabalho. O mais interessante é avaliar bem essas condições de trabalho e tentar eliminar esses ruídos; às vezes mudar de local, quando possível, é uma boa opção, ou construir paredes com material específico para evitar interferências de som que venham do exterior.

2- Periódico impresso ou virtual

. É muito importante que a empresa formule mensagens impressa ou virtual para seus colaboradores, além de servir como lembrete, a comunicação torna-se mais eficaz e ativa, pois foi visualizada de alguma forma. Essa forma de comunicação também possibilita chegar a todos os níveis da hierarquia, do mais alto posto, ao menor, e todos os funcionários são relembrados de suas respectivas responsabilidades com mais facilidade, praticidade e rapidez.

3- Rumores e fofocas

. Isso é bem comum acontecer dentro das organizações, o mais relevante é esclarecer os fatos, por exemplo, se um colaborador se ausentou no trabalho, o Recursos Humanos da empresa ou outro responsável deve informar aos demais superficialmente sobre essa falta, evitando fofocas infundadas, como ele/a foi demitido, recebeu suspensão, etc. O gestor deve dizer por algum canal de comunicação que o funcionário se ausentou aquele dia, mas voltará a executar suas tarefas no dia seguinte. É importante também que o próprio colaborador avise com antecedência a necessidade de ausentar-se, para não prejudicar o andamento de seu trabalho ou a equipe.

4- Metas e premiações

. Se a empresa fornece estímulos de premiação sobre as metas, é interessante tornar esse canal de motivação criativo e atrativo, com bônus estimulantes, se possível, como viagens, passeios, e adequar às necessidades desses profissionais, salientando e instruindo para eles como podem alcançar esses bônus e que ferramentas possíveis devem utilizar para o alcance dessas metas.

5- Responsabilidade social

. Deixe clara a necessidade e importância de que cada um de seus colaboradores seja um agente de mudança dentro e fora da organização, adotando hábitos saudáveis e higiênicos para benefício próprio e da sociedade, exemplos: reduzir o gasto com folhas de papel, copos descartáveis, desperdício de água ou materiais, produtos. Se possível use material audiovisual, mostrando quantas árvores são derrubadas, quanto lixo é produzido, quanto efeito o desperdício ou mau uso pode ter na vida de cada um. A internet disponibiliza muito material gratuito sobre essas pesquisas e reportagens e você mesmo pode montar gráficos com outros auxílios como vídeos.

6- Desmistificação

. Quanto mais esclarecimentos e dúvidas tiradas, mais compreensão os colaboradores terão sobre determinados assuntos, como por exemplo, um novo sistema que tenha sido implantado na empresa, e que talvez gere certa resistência aos colaboradores.

7- Agenda atualizada

. Como líder ou colaborador, você deve sempre manter sua agenda e datas organizadas, isso ajuda a não se esquecer de responsabilidades vitais e a cumprir os prazos esperados, por exemplo, agendar um treinamento, cronograma, datas, locais e materiais a serem usados, ou eventos.

8- Valorizar a cultura organizacional

. Através de textos, murais, palestras, auxílio visual, como fotos, reforçam a visão, a missão, valores, regras, benefícios, projetos bem-sucedidos e projetos voluntários da organização.

9- Valorizar os funcionários

. Através de propostas e pesquisas simples, muito pode ser obtido e trazer mais satisfação interna e melhores resultados. Como gestor você pode fazer entrevistas individuais, reunião em grupo, pesquisa interna através de questionário ou relatório para compreender as propostas dos funcionários. Muitas vezes grandes ideias estão nas pessoas que convivem cotidianamente com as tarefas da organização, pois convivem com os problemas da empresa e se esforçam para atrair as soluções. Você pode também fazer uma caixa de correio para essas sugestões e pautar numa reunião geral.

10- Reuniões informais

. Os líderes precisam conhecer seus colaboradores, é um bom canal para aproximar pessoas, conhecê-las e ajudá-las, ocorre através da comunicação informal; falar sobre esportes, família, a necessidade de ter uma alimentação mais rica e saudável, orientar na prevenção de doenças, auxiliar alguém a parar de fumar, educação financeira, entre outros.

Um bom líder importa-se com o bem-estar de sua equipe, porque consegue enxergar que se ela estiver bem, tudo estará a seu favor.

Fernanda Ferraz

Graduada em RH, acredito que nossa vida têm verdadeiro propósito, sou SUD, sei que toda dor e aflição é uma fonte de virtude e força espiritual, que nos molda e purifica.