Regras úteis para nunca mais perder contas e documentos importantes

Manter as contas pagas e os documentos em ordem ajuda muito naquele momento em que é preciso encontrá-los com facilidade.

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  • Cada pessoa adulta tem sob sua responsabilidade ao menos dez itens entre documentos e contas pagas que precisam ser cuidadosamente guardados.

  • Certidões de nascimento e casamento, registros, cadastro de pessoa física, documento eleitoral, passaporte, comprovante de pagamentos, além de contratos e contas dos mais variados tipos. Como organizar tudo isso a fim de que seja fácil sua localização quando necessário?

  • Algumas contas precisam ser guardadas por um determinado período, às vezes durante anos, antes de serem descartadas, e com isso o número de documentos que precisam ser arquivados cresce mês a mês.

  • Sendo assim, manter tudo organizado é a melhor saída.

    1. Alguns documentos não precisam nem devem ser carregados em suas carteiras constantemente. O risco de perdê-los é grande e a dor de cabeça em refazê-los é ainda maior. Nestes casos, uma cópia autenticada é uma boa saída para alguns deles permanecendo o documento original bem guardado em casa.

    2. Você pode criar pastas para cada tipo de documento. Pequenas pastas já serão ideais e resolverão seus problemas. Crie pastas para todas as certidões de sua família: certidão de nascimento, certidão de casamento e todas as outras que sua família tenha podem ficar guardadas juntas nesta pasta. Nomeie do lado de fora para identificar qual o tipo de documento que está ali guardado.

    3. Outra pasta para documentos menores, como os de registro geral, cadastro de pessoa física, documento eleitoral, além dos comprovantes de participação nas eleições, pode ser criada. Da mesma forma, guardar estes documentos da família todos em uma mesma pasta e nomeá-la ajudará a manter estes documentos em ordem.

    4. Os passaportes são documentos importantes e que não são usados com tanta frequência, a dica das pastas também é válida para eles. O mesmo pode ser feito com os comprovantes de pagamento de salário. Crie pequenas pastas para eles e separe por ano.

    5. As contas pagas podem ser separadas por itens e neste caso a pasta que serão arquivadas pode ser maior e com divisórias. Essa é uma pasta anual. Todas as contas daquele ano podem ser colocadas ali, devidamente separadas por tipo. Para isso, coloque em cada divisória o nome da conta que será ali arquivada. Contas de luz, de água, gás, telefone e TV a cabo, dentre outras, podem ser escritas nas divisórias. Deixe uma parte também para as notas fiscais de produtos com garantia, assim qualquer dificuldade no funcionamento do aparelho, você já saberá onde buscar a nota que lhe garantirá o conserto.

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  • Essa forma de organizar as contas em pastas anuais também lhe permitirá descartar as contas, após o período indicado, de forma mais simples e fácil.

  • Você, com certeza, após essa organização terá algumas pastas para guardar. Organize esses itens dentro de caixas organizadoras de forma que você tenha fácil acesso a elas (afinal, você constantemente terá que arquivar coisas lá dentro).

  • Pronto, assim nunca mais você ficará preocupado em localizar um documento, terá tudo facilmente acessível.

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Renata Finholdt é formada na área de Recursos Humanos com enfâse em treinamentos.

Regras úteis para nunca mais perder contas e documentos importantes

Manter as contas pagas e os documentos em ordem ajuda muito naquele momento em que é preciso encontrá-los com facilidade.
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